Chính sách quyền riêng tư

1. Giới thiệu

TekMail là nền tảng gửi email chiến dịch dạng trộn thư (mail-merge) dành cho người dùng nội bộ được quản trị viên cấp tài khoản. Chính sách này giải thích chúng tôi thu thập những dữ liệu gì, dùng vào việc gì, lưu ở đâu và bảo vệ ra sao khi bạn sử dụng TekMail.

2. Dữ liệu chúng tôi thu thập

• Thông tin tài khoản người dùng: địa chỉ email đăng nhập, do quản trị viên tạo và được quản lý qua dịch vụ xác thực Supabase Auth.
• Dữ liệu người nhận: thông tin trong file Excel bạn tải lên (họ tên, địa chỉ email, các trường trộn thư khác) và nội dung email đã cá nhân hoá cho từng người nhận.
• Tệp đính kèm: các tệp bạn tải lên để gửi kèm cho từng người nhận.
• Thông tin tài khoản gửi: thông tin kết nối máy chủ gửi email do bạn cung cấp (mật khẩu SMTP, API key, hoặc token OAuth của Gmail / Microsoft 365).
• Dữ liệu theo dõi: sự kiện mở email và nhấp liên kết (thời điểm, liên kết được nhấp) gắn với từng email đã gửi, phục vụ báo cáo chiến dịch.

3. Mục đích sử dụng dữ liệu

Dữ liệu chỉ được dùng để vận hành đúng chức năng của TekMail: dựng nội dung email cá nhân hoá, gửi email qua tài khoản gửi bạn đã kết nối, ghi nhận trạng thái gửi và thống kê mở / nhấp cho báo cáo chiến dịch. Chúng tôi không bán, không cho thuê và không chia sẻ dữ liệu của bạn hay của người nhận cho bất kỳ bên thứ ba nào vì mục đích quảng cáo hoặc thương mại.

4. Lưu trữ và bảo mật

• Dữ liệu được lưu trên hạ tầng Supabase (cơ sở dữ liệu PostgreSQL và kho lưu trữ tệp). File danh sách và tệp đính kèm nằm trong bucket riêng tư, không truy cập công khai được.
• Mọi thông tin đăng nhập tài khoản gửi (mật khẩu SMTP, API key, token OAuth) được mã hoá bằng AES-256-GCM trước khi lưu và không bao giờ được trả về trình duyệt.
• Cơ sở dữ liệu bật Row Level Security; truy cập dữ liệu chỉ đi qua máy chủ ứng dụng, không mở truy cập trực tiếp cho trình duyệt.
• Chỉ người dùng đã đăng nhập mới truy cập được ứng dụng; tài khoản do quản trị viên cấp, không có đăng ký công khai.

5. Thời hạn lưu trữ

• File Excel và tệp đính kèm của mỗi đợt gửi được tự động xoá sau thời hạn lưu trữ do hệ thống cấu hình.
• Nhật ký gửi email (người nhận, trạng thái, thống kê mở / nhấp) được giữ lại để phục vụ báo cáo chiến dịch cho tới khi chiến dịch hoặc dữ liệu liên quan bị xoá.
• Bạn hoặc quản trị viên có thể yêu cầu xoá dữ liệu sớm hơn (xem mục 7).

6. Dịch vụ bên thứ ba

Để gửi được email, nội dung email và địa chỉ người nhận sẽ được chuyển cho nhà cung cấp dịch vụ gửi mà chính bạn kết nối (máy chủ SMTP, Gmail, Microsoft 365 hoặc dịch vụ email API). Việc xử lý dữ liệu tại các dịch vụ đó tuân theo chính sách riêng tư của họ.

Khi bạn kết nối tài khoản Google hoặc Microsoft qua OAuth, TekMail chỉ yêu cầu quyền gửi email thay mặt bạn, chỉ dùng quyền đó để gửi các email chiến dịch bạn tạo, và không đọc hộp thư của bạn. Việc sử dụng dữ liệu nhận từ Google API tuân thủ Google API Services User Data Policy, bao gồm các yêu cầu về Limited Use.

7. Quyền của bạn và của người nhận

• Bạn có thể xoá chiến dịch, đợt gửi, mẫu email và ngắt kết nối tài khoản gửi bất cứ lúc nào trong ứng dụng.
• Người nhận email có quyền yêu cầu xoá dữ liệu cá nhân của họ; yêu cầu sẽ được chuyển tới người dùng đã tải dữ liệu lên hoặc quản trị viên hệ thống để xử lý.
• Mọi yêu cầu về truy cập, chỉnh sửa hoặc xoá dữ liệu xin gửi tới quản trị viên hệ thống của tổ chức bạn.

8. Thay đổi chính sách

Chính sách này có thể được cập nhật khi tính năng của TekMail thay đổi. Phiên bản mới nhất luôn được đăng tại trang này kèm ngày cập nhật ở đầu trang. Việc tiếp tục sử dụng TekMail sau khi chính sách thay đổi đồng nghĩa với việc bạn chấp nhận nội dung mới.